Hallituksen muistio 22.6.2015

STTY Hallituksen kokous MUISTIO

Aika: 22.6.2015 klo 16.15 – 19.17

Paikka: Kokoustila 4, Biomedicum, Meilalahden sairaala, Helsinki

Kutsutut: Kristiina Häyrinen Puheenjohtaja
Juha Mykkänen
Ulla-Mari Kinnunen Online
Sari Palojoki
Pia Järvinen-Heikkinen poissa
Paula Lehto poissa
Sari Nissinen
Helena Eronen poissa
Alpo Värri
Harri Salo informoi jäsenrekisteristä
Jaana Lopperi Sihteeri

1.Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus
Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.

2.Edellisen kokouksen pöytäkirja
Kristiina Häyrinen kävi läpi edellisen kokouksen pöytäkirjaa. Pöytäkirja on lähetetty aiemmin sähköpostitse hallituksen jäsenille.

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

3.Jäsenrekisterin läpikäyminen – FloMembers -kirjautuminen:
https://www.flomembers.com/stty-ry/members/person/admin

Jäsenhakemukset tulevat suoraan linkin kautta
Voidaan hallinnoida myös ei-jäseniä esim. seminaareja varten
Voidaan lähettää yksittäisiä/massalaskuja
Voidaan lähettää myös maksukehotuksia
Voidaan lähettää sähköpostia
Saadaan erilaisia raportteja/tilastoja
Voidaan viedä exceliin jäsentietoja
Voidaan tehdä exceliin varmuuskopionti (raportit -alavalikko, kohta excel), exceliin tulee useita välilehtiä
Asetuksista löytyy liittymislomake (hakemus)
Kannatusjäsen = yhteisöjäsen
Hakemukset
valitut rivit viedään exceliin
tehdään laskut (laskut – luo lasku – kaikki hakijat)
korvaa hakemus -rooli (henkilöjäsen hyväksytty)
Nordea, Danske Bank, Aktia ja Osuuspankki -yhteydet selvitetään
Hallinnoi rooleja – kategoria: Muut roolit (esim. seminaariin osallistujat)
Tapahtumat -kohtaa selvitetään tarkemmin
Alhaalla kohta: Tietopankki, josta löytyy lisäapuja
Hallituksen jäsenille annetaan oikeudet. Hallituksen jäsenet voisivat käydä täyttämässä omat tietonsa
Pia hoitaa linkit kotisivulle, jotta saadaan hakemukset suoraan
Jatkossa voidaan hakemukset hyväksyä hallituksessa suoraan
Sari laittaa jäsenmaksut
Tarkistetaan rekisteriseloste sen jälkeen, kun tiedetään mitä tietoja kerätään
Aiemmin kerätty seuraavia tietoja: Nimi, osoite, sähköposti, puhelin, titteli, työnantaja (ei pakollinen tieto)
Oikeudet myöntää Kristiina Häyrinen
4.Jäsenasiat
Jäsenhakemusta tullaan täydentämään.

Hyväksyttiin seuraavat jäsenet:

Anniina Oksanen
Sari Soininen
5. STC
STC:n osalta Kristiina Häyrinen, Pirkko Nykänen ja Pekka Ruotsalainen valmistelevat asiaa.

Kristiina selvittää asiaa tarkemmin.

Lääketieteen ja fysiikan seminaari. Jari Hyttinen yhdyshenkilö?

Ehdotettu, että teemme esityksen, paikka, hintakustannukset, paikallinen komiteaehdotus, (paikkoja ja hintoja on kysytty), Osallistumismaksua 400 euroa pidetään liian korkeana. Sponsoreita pyydetty. Muut rahoituskanavat myös vireillä – TVS ja Suomi Akatemia.

Ulkopuolinen järjestäjä konferenssille. Talkootyönä hankala järjestää.

Sponsorit (30.6.2015 mennessä vastaukset)

Kristiina selvittää myös Islannin tilanteen.

HUS:n Meilahden tilat (Biomedicum) seminaarin järjestämistilana?

Ohjelman työstäminen vaatii hallitusten jäsenten panoksen.

Konferenssiajankohta 2017, mutta vuodenaika avoinna.

Kristiina tiedottaa asiaan liittyen sähköpostitse.

IHE (Juha Mykkänen)

Jäsenyys muuttuu maksulliseksi 500 dollaria/vuodessa.

Asian käsittelyä jatketaan sähköpostilla.

6.Yhdistyksen logo
Jaana Lopperi selvittää logon julkaisua ja esittelee asiaa seuraavassa kokouksessa.

7.Muut asiat
CEN TS251 health Informatics Komitean kokous Brysselissä. Kannustettiin tekemään verkostoja standardointiasioiden välillä. Kansalliset osaamiskeskukset pitäisi linkittää mukaan (ISO, HL7 -yhdistys, SFS-yhdistys). Myös Italiassa on huono tilanne. Kanadassa toimii yhdessä. Asia jää pohdittavaksi, kuinka asiaa voidaan edistää.

8.Seuraava kokous
Tiedonvälitystä käydään sähköpostitse. Seuraava hallituksen kokous pidetään 26.8.2015 klo 16.30 Lync -kokouksena.

9.Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.17.